B Circle ผู้ให้บริการโซลูชันเทคโนโลยีชั้นนำได้ประสบความสำเร็จในการพัฒนาและติดตั้งระบบ Litigation Management System (ระบบบริหารจัดการคดี) บนแพลตฟอร์ม Joget DX
เพื่อช่วยองค์กรขนาดใหญ่ยกระดับการบริหารจัดการงานด้านกฎหมายให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น รับประกันการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและเป็นระบบ
ความท้าทาย: กระบวนการทางกฎหมายแบบ Manual และแยกส่วน
ก่อนการนำระบบใหม่มาใช้ ลูกค้าต้องเผชิญกับความท้าทายทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการจัดการด้านกฎหมายแบบดั้งเดิม ซึ่งรวมถึงการจัดการ:
- คดีความและข้อพิพาททางธุรกิจ
- เอกสารสัญญาและเอกสารทางกฎหมาย
- การทำงานร่วมกับทีมกฎหมายภายในและ Law Firm ภายนอก
- กระบวนการอนุมัติที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินคดี
- ยังคงพึ่งพา Email และ Shared Drive
- ใช้ Excel ในการติดตามสถานะ
- ยังคงกระบวนการ Manual ในการดำเนินงาน
ส่งผลให้เกิดความล่าช้า ความผิดพลาด และความเสี่ยงในการพลาด Deadline สำคัญ
โซลูชัน: Workflow ที่ขับเคลื่อนด้วย Joget DX
B Circle ได้ออกแบบและพัฒนา ระบบบริหารจัดการคดี (Litigation Management System) โดยใช้ Joget DX Workflow Platform เป็นแกนหลัก
ภาพรวมระบบและ Workflow:
ระบบทำงานบน Workflow ที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ:
- การเริ่มต้น Workflow โดยเจ้าของเอกสาร / ฝ่ายกฎหมาย (Legal Officer/Document Owner): บุคลากรฝ่ายกฎหมาย (Legal Officer) หรือเจ้าของเอกสารคดีความจะเป็นผู้เริ่มเปิดงานในระบบ การเปิดงาน 1 ครั้งหมายถึงการสร้าง Workflow สำหรับคดีความ 1 เรื่อง ระบบจะสร้างฟอร์มเฉพาะให้ผู้ใช้งานระบุรายละเอียดคดีและแนบเอกสารหลักฐานต่างๆ
- การมอบหมายงานให้ Law Firm โดย Legal Admin Group: ระบบจะส่งต่องานให้กลุ่ม Legal Admin Legal Admin จะคัดเลือกและมอบหมาย Law Firm ที่จะรับผิดชอบคดีนั้น
- Law Firm ตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลคดี: เมื่อได้รับมอบหมาย Law Firm จะมีสิทธิ์เข้าถึง Workflow เฉพาะคดีนั้น สามารถทำกิจกรรมได้ เช่น อัปเดตสถานะคดี, แนบเอกสารใหม่, ให้ความเห็นเพิ่มเติมในช่อง Comment หรือ Notes
- การติดตามสถานะและจัดเก็บเอกสารโดย Legal Team: ทีมกฎหมายภายใน (Legal Team) สามารถเข้ามาตรวจสอบความคืบหน้าแบบ Realtime อ่านเอกสารทั้งหมดที่แนบจาก Law Firm และมีสิทธิ์เพิ่มข้อมูลประกอบ หรือแก้ไขข้อมูลในส่วนที่รับผิดชอบ
- การรายงานและส่งออกข้อมูล: ระบบมี Data list หรือหน้ารายงานกลาง สามารถ Export รายงานทั้งหมดออกเป็นไฟล์ CSV เพื่อนำไปวิเคราะห์หรือประชุมต่อได้
ประโยชน์หลักและความสำเร็จ:
การนำระบบ Litigation and Monitoring System มาใช้ได้มอบข้อได้เปรียบที่สำคัญแก่ลูกค้า:
- ✅ ลดการใช้กระดาษ: ระบบได้ลดการพึ่งพาเอกสารจริงลงอย่างมาก
- ✅ ปรับปรุงการติดตามและการสื่อสาร: ระบบได้ขจัดความสับสนและปรับปรุงการสื่อสารโดยการจัดหาแพลตฟอร์มส่วนกลางสำหรับการติดตามคดี แทนการสื่อสารผ่านอีเมลและโทรศัพท์ที่แยกกัน
- ✅ เร่งกระบวนการอนุมัติ: Workflow ที่ปรับปรุงให้ดีขึ้นนำไปสู่กระบวนการอนุมัติที่เร็วขึ้น
- ✅ การจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและเป็นระบบ: เอกสารทางกฎหมายถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเป็นระบบ ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงและเรียกใช้
- ✅ เพิ่มประสิทธิภาพและความโปร่งใส: ระบบให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้าของคดี ส่งเสริมความโปร่งใสและประสิทธิภาพการดำเนินงานที่มากขึ้นระหว่างทีมกฎหมายและ Law Firm ภายนอก
- ✅ ลดต้นทุนในการบริหารจัดการคดีความ ระบบช่วยลดค่าใช้จ่ายทางตรง เช่น ค่าพิมพ์เอกสาร ค่าขนส่ง และค่าแรงจากงานติดตามแบบ Manual รวมถึงลดต้นทุนทางอ้อมจากความล่าช้า ความผิดพลาด และการว่าจ้าง Law Firm ที่ไม่เหมาะสมกับประเภทคดี
ความสำเร็จของโครงการนี้สะท้อนถึงความเชี่ยวชาญของ B Circle ในการพัฒนาโซลูชันที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการขององค์กรบนแพลตฟอร์ม Joget DX ช่วยยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านกฎหมาย ลดความซับซ้อนของกระบวนการ และเพิ่มผลลัพธ์ทางธุรกิจได้อย่างเป็นรูปธรรม
📌 ต้องการเปลี่ยนการบริหารคดีความของคุณให้มีประสิทธิภาพ?
ติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเรา:
