ยกระดับการดำเนินงานด้านกฎหมาย: กรณีศึกษาด้านการบริหารจัดการคดีความ

B Circle ผู้ให้บริการโซลูชันเทคโนโลยีชั้นนำ ได้ประสบความสำเร็จในการนำระบบ Litigation and Monitoring System ที่ครอบคลุม มาใช้งานโดยใช้ Joget DX สำหรับผู้นำในอุตสาหกรรมเกษตรรายหนึ่ง ลูกค้ารายนี้เป็นบริษัทที่มีความหลากหลาย ครอบคลุมตั้งแต่อาหารสัตว์, เวชภัณฑ์สำหรับสัตว์, การผลิตและพัฒนาสายพันธุ์ปศุสัตว์, ฟาร์มเลี้ยงสัตว์, และการแปรรูปผลิตภัณฑ์เนื้อสัตว์ (ทั้งเนื้อไก่และเนื้อหมู) รวมถึงการผลิตไข่ไก่ โดยมุ่งมั่นที่จะก้าวไปสู่ธุรกิจอาหารครบวงจรที่มีผลิตภัณฑ์อาหารคุณภาพหลากหลายประเภท ระบบใหม่นี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการทางกฎหมายให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และรับประกันการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและเป็นระบบ

ความท้าทาย: กระบวนการทางกฎหมายแบบ Manual และแยกส่วน

ก่อนการนำระบบใหม่มาใช้ ลูกค้าต้องเผชิญกับความท้าทายทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการจัดการด้านกฎหมายแบบดั้งเดิม ซึ่งรวมถึง:

• การพึ่งพาเอกสารกระดาษเป็นจำนวนมาก
• ความสับสนและความล่าช้าจากการติดตามคดีผ่านอีเมลและโทรศัพท์
• กระบวนการอนุมัติที่ล่าช้า
• การขาดพื้นที่จัดเก็บเอกสารทางกฎหมายที่เป็นศูนย์กลาง ปลอดภัย และเป็นระบบ

โซลูชัน: Workflow ที่ขับเคลื่อนด้วย Joget DX

B Circle ได้ใช้ประโยชน์จากความสามารถที่แข็งแกร่งของ Joget DX ในการพัฒนาระบบ Litigation and Monitoring System ที่ปรับแต่งให้เหมาะสม ระบบนี้เป็นแพลตฟอร์มส่วนกลางสำหรับการจัดการคดีความทั้งหมด ตั้งแต่การเริ่มต้นจนถึงการจัดทำรายงาน

ภาพรวมระบบและ Workflow:

ระบบทำงานบน Workflow ที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ:

1. การเริ่มต้น Workflow โดยเจ้าของเอกสาร / ฝ่ายกฎหมาย (Legal Officer/Document Owner): บุคลากรฝ่ายกฎหมาย (Legal Officer) หรือเจ้าของเอกสารคดีความจะเป็นผู้เริ่มเปิดงานในระบบ การเปิดงาน 1 ครั้งหมายถึงการสร้าง Workflow สำหรับคดีความ 1 เรื่อง ระบบจะสร้างฟอร์มเฉพาะให้ผู้ใช้งานระบุรายละเอียดคดีและแนบเอกสารหลักฐานต่างๆ
2. การมอบหมายงานให้ Law Firm โดย Legal Admin Group: ระบบจะส่งต่องานให้กลุ่ม Legal Admin Legal Admin จะคัดเลือกและมอบหมาย Law Firm ที่จะรับผิดชอบคดีนั้น
3. Law Firm ตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลคดี: เมื่อได้รับมอบหมาย Law Firm จะมีสิทธิ์เข้าถึง Workflow เฉพาะคดีนั้น สามารถทำกิจกรรมได้ เช่น อัปเดตสถานะคดี, แนบเอกสารใหม่, ให้ความเห็นเพิ่มเติมในช่อง Comment หรือ Notes
4. การติดตามสถานะและจัดเก็บเอกสารโดย Legal Team: ทีมกฎหมายภายใน (Legal Team) สามารถเข้ามาตรวจสอบความคืบหน้าแบบ Realtime อ่านเอกสารทั้งหมดที่แนบจาก Law Firm และมีสิทธิ์เพิ่มข้อมูลประกอบ หรือแก้ไขข้อมูลในส่วนที่รับผิดชอบ
5. การรายงานและส่งออกข้อมูล: ระบบมี Data list หรือหน้ารายงานกลาง สามารถ Export รายงานทั้งหมดออกเป็นไฟล์ CSV เพื่อนำไปวิเคราะห์หรือประชุมต่อได้

ประโยชน์หลักและความสำเร็จ:

การนำระบบ Litigation and Monitoring System มาใช้ได้มอบข้อได้เปรียบที่สำคัญแก่ลูกค้า:

• ลดการใช้กระดาษ: ระบบได้ลดการพึ่งพาเอกสารจริงลงอย่างมาก
• ปรับปรุงการติดตามและการสื่อสาร: ระบบได้ขจัดความสับสนและปรับปรุงการสื่อสารโดยการจัดหาแพลตฟอร์มส่วนกลางสำหรับการติดตามคดี แทนการสื่อสารผ่านอีเมลและโทรศัพท์ที่แยกกัน
• เร่งกระบวนการอนุมัติ: Workflow ที่ปรับปรุงให้ดีขึ้นนำไปสู่กระบวนการอนุมัติที่เร็วขึ้น
• การจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและเป็นระบบ: เอกสารทางกฎหมายถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเป็นระบบ ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงและเรียกใช้
• เพิ่มประสิทธิภาพและความโปร่งใส: ระบบให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้าของคดี ส่งเสริมความโปร่งใสและประสิทธิภาพการดำเนินงานที่มากขึ้นระหว่างทีมกฎหมายและ Law Firm ภายนอก
• ลดต้นทุนในการบริหารจัดการคดีความ ระบบช่วยลดค่าใช้จ่ายทางตรง เช่น ค่าพิมพ์เอกสาร ค่าขนส่ง และค่าแรงจากงานติดตามแบบ Manual รวมถึงลดต้นทุนทางอ้อมจากความล่าช้า ความผิดพลาด และการว่าจ้าง Law Firm ที่ไม่เหมาะสมกับประเภทคดี

การนำระบบที่ประสบความสำเร็จนี้แสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญของ B Circle ในการนำเสนอโซลูชันที่ปรับแต่งและมีผลกระทบโดยใช้ Joget DX ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านกฎหมายและบรรลุผลผลิตที่มากขึ้น

📌 ต้องการเปลี่ยนการบริหารคดีความของคุณให้มีประสิทธิภาพ?

ติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเรา 📧 [email protected]

🌐 www.bcircle.co.th