เปลี่ยนผ่านสู่ระบบใหม่เพื่อการบริหารเอกสารวิศวกรรมที่ดีกว่า
บริษัทวิศวกรรมญี่ปุ่นชั้นนำของโลกในกลุ่ม ธุรกิจวิศวกรรมและการก่อสร้างโครงสร้างเหล็กนอกชายฝั่ง (EPCIC: Engineering, Procurement, Construction, Installation, Commissioning) ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนโครงการขนาดใหญ่ด้าน น้ำมันและก๊าซ ในอ่าวไทย ได้ประสบความสำเร็จในการ พัฒนาและใช้งานระบบ Engineering Document Management System (EDMS) โดย B Circle เพื่อทดแทนระบบ Document Management เดิมที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการในการบริหารเอกสารที่มีความซับซ้อนสูง
ความท้าทายจากระบบเดิม
ก่อนหน้านี้บริษัทใช้ระบบ Documentum ซึ่งมีข้อจำกัดในด้านความยืดหยุ่น การปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการภายใน และต้นทุนการบำรุงรักษาที่สูง ทำให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินงานและความยุ่งยากในการจัดการเอกสารวิศวกรรมที่มีความซับซ้อน
การพัฒนาระบบ EDMS ใหม่
บริษัทได้ตัดสินใจ เปลี่ยนผ่านจากระบบ Documentum สู่การพัฒนา EDMS ใหม่ทั้งหมด โดยเลือก B Circle Co., Ltd. ซึ่งเป็น ผู้เชี่ยวชาญระดับแนวหน้าของประเทศไทยด้านระบบจัดการเอกสารด้วย Alfresco และมีประสบการณ์สูงในการออกแบบและพัฒนาระบบ Document Management สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ด้วย Open Technology และ Web Application Technology ที่ทันสมัย
B Circle Co., Ltd. สามารถตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างครบถ้วน ด้วยระบบที่
- ออกแบบให้ปรับแต่งได้สูง (Highly Customizable) รองรับกระบวนการเฉพาะขององค์กร
- รองรับการจัดการเอกสารวิศวกรรมแบบครบวงจร ทั้ง สร้าง ตรวจสอบ อนุมัติ จัดเก็บ และค้นหา
- รองรับ Engineering Project Management สำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน
- มี ความยืดหยุ่นสูง รองรับการขยายตัวของโครงการในอนาคตได้ดี
- ช่วยลดภาระต้นทุนในระยะยาว ด้วยระบบที่มี ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาต่ำ และช่วยลด Total Cost of Ownership (TCO) อย่างมีนัยสำคัญ
การเลือก B Circle เป็นพันธมิตรในการออกแบบและพัฒนา EDMS ใหม่ ถือเป็นหนึ่งใน ปัจจัยความสำเร็จสำคัญ ที่ช่วยยกระดับการบริหารจัดการเอกสารขององค์กรให้มี ประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และรองรับการเติบโต อย่างยั่งยืน
Feature เด่นของระบบ EDMS
1. System Configuration
- ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถตั้งค่า Project Settings, Document Group, Workflow, MDR, VDRS, Template ได้เองโดยไม่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม
- รองรับการเชื่อมต่อกับระบบ ERP หรือระบบภายนอกผ่าน API
2. User Profile & Digital Signature
- ผู้ใช้สามารถจัดการ Profile Picture, ข้อมูลส่วนตัว และสร้าง Digital Signature สำหรับการลงนามเอกสารภายในระบบ
3. Document Management
- รองรับการ สร้าง อัปโหลด ตรวจสอบ ติดตาม และจัดเก็บ เอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- มี Document Version Control, Check-In/Check-Out, Document Properties Mapping เพื่อช่วยในการค้นหาและจัดหมวดหมู่
4. Document Workflow
- รองรับการสร้าง Workflow แบบอัตโนมัติ ครบวงจรตั้งแต่ สร้าง → Review → Approve → Publish → Archive
- รองรับ Multiple Approval, Parallel Approval, แจ้งเตือนอัตโนมัติ และบันทึก Audit Trail ทุกขั้นตอน
5. PDF Annotation
- รองรับการ Annotate เอกสาร PDF โดยตรงในระบบ เช่น Highlight, Sticky Notes, Shapes, Drawing
- รองรับ Collaborative Review พร้อมบันทึก Audit Trail ของการ Review ทั้งหมด
6. Transmittal Management
- จัดการการ ส่งเอกสารภายในและภายนอกองค์กร ผ่านระบบ Distribution Matrix
- ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ, Acknowledge Workflow, และบันทึกประวัติการส่ง-รับเอกสาร
7. Vendor Document Requirement Schedule (VDRS)
- ระบบช่วยบริหาร Vendor Document Deliverables อย่างเป็นระบบ
- รองรับการตั้ง Review Plan, Tracking Status และช่วยควบคุมกระบวนการ Review & Approval ระหว่าง Buyer, DC และ Vendor
8. Advanced Search
- ระบบค้นหาเอกสารแบบ Full Text Search + Metadata Search
- รองรับการ Export ผลการค้นหาออกเป็น Excel ได้
9. Role & Permission Management
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและการดำเนินการได้อย่างละเอียดตาม Project, Document Group, User Role
- บันทึก Audit Trail ครบทุกการกระทำเพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนหลัง
ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้งานระบบ EDMS
1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- ลดเวลาการค้นหาเอกสารและส่งต่อเอกสารระหว่างฝ่ายต่าง ๆ
- ป้องกันความผิดพลาดจากการส่งเอกสารซ้ำหรือผิดเวอร์ชัน
2. ลดต้นทุน
- ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบเดิมที่มีค่าลิขสิทธิ์สูง
- ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงระบบเพิ่มเติมหลังใช้งานลดลงอย่างมากเมื่อเปรียบเทียบกับระบบเดิม
3. เพิ่มความยืดหยุ่นและรองรับการเติบโต
- สามารถเพิ่มหรือปรับแต่ง Workflow ได้เอง
- รองรับการขยายระบบรองรับโครงการใหม่ ๆ
4. เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้
- บันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงและการอนุมัติเอกสารในทุกขั้นตอน
5. รองรับมาตรฐานสากล
- รองรับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและมาตรฐานอุตสาหกรรม เช่น ISO, API standards ที่ใช้ในกลุ่มธุรกิจน้ำมันและก๊าซ
บทสรุป
การเปลี่ยนผ่านจากระบบ Document Management เดิมสู่การพัฒนาและใช้งานระบบ Engineering Document Management System (EDMS) ใหม่นี้ ถือเป็น ก้าวสำคัญของบริษัทวิศวกรรมญี่ปุ่นชั้นนำในกลุ่มธุรกิจวิศวกรรมและการก่อสร้างโครงสร้างเหล็กนอกชายฝั่ง (EPCIC) ซึ่งมีบทบาทสำคัญในโครงการน้ำมันและก๊าซในอ่าวไทย
การเลือก B Circle Co., Ltd. เป็นพันธมิตรในการออกแบบและพัฒนา ด้วยเทคโนโลยี Open Technology และ Web Application ที่ทันสมัย ทำให้สามารถตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะขององค์กรได้อย่างครบถ้วน โดยมุ่งเน้น ความยืดหยุ่น, ประสิทธิภาพ, ความปลอดภัย และ รองรับการขยายตัวของโครงการในอนาคต ทั้งยังช่วยลด Total Cost of Ownership (TCO) ได้อย่างมีนัยสำคัญ
ระบบ EDMS ใหม่นี้ประกอบด้วย 9 ฟังก์ชันหลัก ที่ครอบคลุมตั้งแต่การตั้งค่าโครงการ, การบริหารเอกสาร, การควบคุม Workflow และ Approval, การ Annotate เอกสาร PDF, การส่งและรับเอกสารผ่าน Transmittal, การบริหาร Vendor Document, ระบบค้นหาเอกสารขั้นสูง ไปจนถึงการบริหารสิทธิ์และการตรวจสอบย้อนหลัง
ประโยชน์ที่ได้รับ ได้แก่
- การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดข้อผิดพลาดในการบริหารเอกสาร
- การลดต้นทุนการดำเนินงานและการบำรุงรักษาระบบ
- การเพิ่มความโปร่งใสและความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail)
- การรองรับการขยายงานและโครงการใหม่ได้อย่างยืดหยุ่น
- การรองรับมาตรฐานสากล เช่น ISO, API ซึ่งจำเป็นต่ออุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ
ความสำเร็จครั้งนี้ช่วยยกระดับการบริหารจัดการเอกสารวิศวกรรมขององค์กรให้มี มาตรฐานระดับสากล รองรับการเติบโตและการดำเนินงานในอนาคตได้อย่างยั่งยืน
📩 ติดต่อทีม B Circle เพื่อปรึกษาฟรี
🌐 bcircle.co.th
📧 [email protected]
