ความสำเร็จในการพัฒนาระบบ Engineering Document Management System (EDMS) สำหรับโครงการวิศวกรรมน้ำมันและก๊าซ

เปลี่ยนผ่านสู่ระบบใหม่เพื่อการบริหารเอกสารวิศวกรรมที่ดีกว่า

บริษัทวิศวกรรมญี่ปุ่นชั้นนำของโลกในกลุ่ม ธุรกิจวิศวกรรมและการก่อสร้างโครงสร้างเหล็กนอกชายฝั่ง (EPCIC: Engineering, Procurement, Construction, Installation, Commissioning) ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนโครงการขนาดใหญ่ด้าน น้ำมันและก๊าซ ในอ่าวไทย ได้ประสบความสำเร็จในการ พัฒนาและใช้งานระบบ Engineering Document Management System (EDMS) โดย B Circle เพื่อทดแทนระบบ Document Management เดิมที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการในการบริหารเอกสารที่มีความซับซ้อนสูง

ความท้าทายจากระบบเดิม

ก่อนหน้านี้บริษัทใช้ระบบ Documentum ซึ่งมีข้อจำกัดในด้านความยืดหยุ่น การปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการภายใน และต้นทุนการบำรุงรักษาที่สูง ทำให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินงานและความยุ่งยากในการจัดการเอกสารวิศวกรรมที่มีความซับซ้อน

การพัฒนาระบบ EDMS ใหม่

บริษัทได้ตัดสินใจ เปลี่ยนผ่านจากระบบ Documentum สู่การพัฒนา EDMS ใหม่ทั้งหมด โดยเลือก B Circle Co., Ltd. ซึ่งเป็น ผู้เชี่ยวชาญระดับแนวหน้าของประเทศไทยด้านระบบจัดการเอกสารด้วย Alfresco และมีประสบการณ์สูงในการออกแบบและพัฒนาระบบ Document Management สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ด้วย Open Technology และ Web Application Technology ที่ทันสมัย

B Circle Co., Ltd. สามารถตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างครบถ้วน ด้วยระบบที่

  • ออกแบบให้ปรับแต่งได้สูง (Highly Customizable) รองรับกระบวนการเฉพาะขององค์กร
  • รองรับการจัดการเอกสารวิศวกรรมแบบครบวงจร ทั้ง สร้าง ตรวจสอบ อนุมัติ จัดเก็บ และค้นหา
  • รองรับ Engineering Project Management สำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน
  • มี ความยืดหยุ่นสูง รองรับการขยายตัวของโครงการในอนาคตได้ดี
  • ช่วยลดภาระต้นทุนในระยะยาว ด้วยระบบที่มี ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาต่ำ และช่วยลด Total Cost of Ownership (TCO) อย่างมีนัยสำคัญ

การเลือก B Circle เป็นพันธมิตรในการออกแบบและพัฒนา EDMS ใหม่ ถือเป็นหนึ่งใน ปัจจัยความสำเร็จสำคัญ ที่ช่วยยกระดับการบริหารจัดการเอกสารขององค์กรให้มี ประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และรองรับการเติบโต อย่างยั่งยืน

Feature เด่นของระบบ EDMS

1. System Configuration

  • ผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถตั้งค่า Project Settings, Document Group, Workflow, MDR, VDRS, Template ได้เองโดยไม่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม
  • รองรับการเชื่อมต่อกับระบบ ERP หรือระบบภายนอกผ่าน API

2. User Profile & Digital Signature

  • ผู้ใช้สามารถจัดการ Profile Picture, ข้อมูลส่วนตัว และสร้าง Digital Signature สำหรับการลงนามเอกสารภายในระบบ

3. Document Management

  • รองรับการ สร้าง อัปโหลด ตรวจสอบ ติดตาม และจัดเก็บ เอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • มี Document Version Control, Check-In/Check-Out, Document Properties Mapping เพื่อช่วยในการค้นหาและจัดหมวดหมู่

4. Document Workflow

  • รองรับการสร้าง Workflow แบบอัตโนมัติ ครบวงจรตั้งแต่ สร้าง → Review → Approve → Publish → Archive
  • รองรับ Multiple Approval, Parallel Approval, แจ้งเตือนอัตโนมัติ และบันทึก Audit Trail ทุกขั้นตอน

5. PDF Annotation

  • รองรับการ Annotate เอกสาร PDF โดยตรงในระบบ เช่น Highlight, Sticky Notes, Shapes, Drawing
  • รองรับ Collaborative Review พร้อมบันทึก Audit Trail ของการ Review ทั้งหมด

6. Transmittal Management

  • จัดการการ ส่งเอกสารภายในและภายนอกองค์กร ผ่านระบบ Distribution Matrix
  • ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ, Acknowledge Workflow, และบันทึกประวัติการส่ง-รับเอกสาร

7. Vendor Document Requirement Schedule (VDRS)

  • ระบบช่วยบริหาร Vendor Document Deliverables อย่างเป็นระบบ
  • รองรับการตั้ง Review Plan, Tracking Status และช่วยควบคุมกระบวนการ Review & Approval ระหว่าง Buyer, DC และ Vendor

8. Advanced Search

  • ระบบค้นหาเอกสารแบบ Full Text Search + Metadata Search
  • รองรับการ Export ผลการค้นหาออกเป็น Excel ได้

9. Role & Permission Management

  • กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและการดำเนินการได้อย่างละเอียดตาม Project, Document Group, User Role
  • บันทึก Audit Trail ครบทุกการกระทำเพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนหลัง

ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้งานระบบ EDMS

1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

  • ลดเวลาการค้นหาเอกสารและส่งต่อเอกสารระหว่างฝ่ายต่าง ๆ
  • ป้องกันความผิดพลาดจากการส่งเอกสารซ้ำหรือผิดเวอร์ชัน

2. ลดต้นทุน

  • ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบเดิมที่มีค่าลิขสิทธิ์สูง
  • ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงระบบเพิ่มเติมหลังใช้งานลดลงอย่างมากเมื่อเปรียบเทียบกับระบบเดิม

3. เพิ่มความยืดหยุ่นและรองรับการเติบโต

  • สามารถเพิ่มหรือปรับแต่ง Workflow ได้เอง
  • รองรับการขยายระบบรองรับโครงการใหม่ ๆ

4. เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้

  • บันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงและการอนุมัติเอกสารในทุกขั้นตอน

5. รองรับมาตรฐานสากล

  • รองรับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและมาตรฐานอุตสาหกรรม เช่น ISO, API standards ที่ใช้ในกลุ่มธุรกิจน้ำมันและก๊าซ

บทสรุป

การเปลี่ยนผ่านจากระบบ Document Management เดิมสู่การพัฒนาและใช้งานระบบ Engineering Document Management System (EDMS) ใหม่นี้ ถือเป็น ก้าวสำคัญของบริษัทวิศวกรรมญี่ปุ่นชั้นนำในกลุ่มธุรกิจวิศวกรรมและการก่อสร้างโครงสร้างเหล็กนอกชายฝั่ง (EPCIC) ซึ่งมีบทบาทสำคัญในโครงการน้ำมันและก๊าซในอ่าวไทย

การเลือก B Circle Co., Ltd. เป็นพันธมิตรในการออกแบบและพัฒนา ด้วยเทคโนโลยี Open Technology และ Web Application ที่ทันสมัย ทำให้สามารถตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะขององค์กรได้อย่างครบถ้วน โดยมุ่งเน้น ความยืดหยุ่น, ประสิทธิภาพ, ความปลอดภัย และ รองรับการขยายตัวของโครงการในอนาคต ทั้งยังช่วยลด Total Cost of Ownership (TCO) ได้อย่างมีนัยสำคัญ

ระบบ EDMS ใหม่นี้ประกอบด้วย 9 ฟังก์ชันหลัก ที่ครอบคลุมตั้งแต่การตั้งค่าโครงการ, การบริหารเอกสาร, การควบคุม Workflow และ Approval, การ Annotate เอกสาร PDF, การส่งและรับเอกสารผ่าน Transmittal, การบริหาร Vendor Document, ระบบค้นหาเอกสารขั้นสูง ไปจนถึงการบริหารสิทธิ์และการตรวจสอบย้อนหลัง

ประโยชน์ที่ได้รับ ได้แก่

  • การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดข้อผิดพลาดในการบริหารเอกสาร
  • การลดต้นทุนการดำเนินงานและการบำรุงรักษาระบบ
  • การเพิ่มความโปร่งใสและความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail)
  • การรองรับการขยายงานและโครงการใหม่ได้อย่างยืดหยุ่น
  • การรองรับมาตรฐานสากล เช่น ISO, API ซึ่งจำเป็นต่ออุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ

ความสำเร็จครั้งนี้ช่วยยกระดับการบริหารจัดการเอกสารวิศวกรรมขององค์กรให้มี มาตรฐานระดับสากล รองรับการเติบโตและการดำเนินงานในอนาคตได้อย่างยั่งยืน

📩 ติดต่อทีม B Circle เพื่อปรึกษาฟรี
🌐 bcircle.co.th
📧 [email protected]

case studies

See More Case Studies

ติดต่อเรา

ร่วมงานกับเราเพื่อไอทีครบวงจร

เรามีความยินดีที่จะตอบคำถามของท่าน และเราพร้อมจะช่วยนำเสนอให้ท่านพิจารณาว่าบริการใดของเราเหมาะกับความต้องการของท่านที่สุดให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ ECM ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ Workflow ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ EDMS ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ประโยชน์ที่คุณจะได้รับ:​
ต่อไปจะเกิดอะไรขึ้น?
1

เราจัดกำหนดการโทรตามความสะดวกของคุณ

2

เราจะนัดประชุมและให้คำปรึกษา

3
เราเตรียมใบเสนอราคา
นัดหมายปรึกษาฟรี!