โซลูชันบริหาร “เอกสารตัวจริง” สำหรับองค์กรหลายบริษัท—ปลอดภัย ตรวจสอบได้ ทำงานเร็วขึ้น
ในโลกที่ข้อมูลดิจิทัลโตไม่หยุด เอกสาร “ตัวจริง” อย่างสัญญา โฉนด หนังสือมอบอำนาจ ยังเป็นหลักฐานที่องค์กรต้องเก็บอย่างมั่นคง ค้นหาได้ และตรวจสอบย้อนกลับได้ โซลูชัน Custodian & Strong Room ที่ทำงานร่วมกับ Alfresco Content Services (ACS) ที่เราออกแบบ ช่วยรวมศูนย์การดูแลเอกสารตัวจริงตั้งแต่ “รับฝาก–จัดเก็บ–ยืม–คืน–ย้าย–ทำลาย–ต่ออายุ” พร้อมเชื่อมโยงไฟล์ดิจิทัลใน ACS อย่างไร้รอยต่อ
ทำไมต้อง Custodian & Strong Room
- ควบคุมความเสี่ยงและคอมพลายแอนซ์: รู้ว่า “เอกสารอยู่ที่ใคร อยู่ไหน อยู่ในสถานะใด” พร้อมร่องรอย (Audit) ครบถ้วน
- ค้นหา–หยิบคืนไวขึ้น: ผังห้องเก็บ + บาร์โค้ด ช่วยลดเวลางานหน้าชั้น
- มองภาพรวมได้จริง: รายงานการใช้พื้นที่, สถิติการยืม, เอกสารใกล้หมดอายุ, ค้างคืน
- ทำงานร่วมกับระบบไฟล์เดิม (ACS): เปิดดูเอกสารดิจิทัล/ลิงก์ข้ามระบบ ตามสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารปลอดภัยสูง
ใครจะได้ประโยชน์
- ฝ่ายกฎหมาย/จัดซื้อ/บริหารสัญญา: ต่ออายุสัญญาตรงเวลา ลดค่าปรับ
- ฝ่ายปฏิบัติการ/คลังเอกสาร: หยิบ–คืนถูกช่อง มีหลักฐานผู้รับ–ผู้ส่ง
- ผู้บริหาร: มองเห็นความเสี่ยงและต้นทุนพื้นที่เก็บแบบเรียลไทม์
- หน่วยงานเจ้าของเอกสาร: นำฝากผ่านเว็บ สะดวก โปร่งใส ตรวจสอบได้
ฟังก์ชันเด่นที่ธุรกิจต้องมี
- Multi-Room & RBAC รองรับหลายห้องเก็บ แยกการมองเห็นตามสิทธิ์ (Admin / Room Manager / Requester / Approver / Compliance)
- โครงสร้างห้องเก็บ & ความจุ ผัง ตู้ → ชั้น → ช่อง กำหนดความจุ/กฎห้ามวางเกิน รายงานพื้นที่ใช้แล้ว–ว่าง
- บาร์โค้ด ออกป้าย Code 128 (PDF A4, Batch/Reprint/VOID) สำหรับตู้/ชั้น/ช่อง
- นำฝากเอกสารตัวจริง + ใบนำฝาก นำฝากโดย Room Manager หรือเจ้าของเอกสารผ่านเว็บ กรอกฟอร์ม และพิมพ์ PDF ใบนำฝาก เพื่อส่งเข้าห้องมั่นคง
- แบบฟอร์ม/Metadata ต่อประเภทเอกสาร ตั้งค่า field เป็น Mandatory/Optional, validation, (ถ้ามี) เก็บพิกัด Lat/Long สำหรับเอกสารที่ต้องแสดงแผนที่
- เชื่อมต่อ ACS แบบไร้รอยต่อ อัปโหลด/จัดเก็บไฟล์ดิจิทัลเข้า Alfresco, เก็บ ลิงก์สองทาง ระหว่างตัวจริง–ไฟล์, เปิดดู/พรีวิว (ลายน้ำ/จำกัดดาวน์โหลด), ซิงก์ Metadata สำคัญ
- เวิร์กโฟลว์ “ยืม–อนุมัติ–หยิบ–คืน” ขอยืมหลายรายการในห้องเดียวกัน, Approval Matrix แยกตามประเภท, pick-list + สแกนยืนยันหยิบ/คืน, คุม overdue อัตโนมัติ
- ย้ายภายใน/ข้ามห้อง & คลังภายนอก ย้ายตำแหน่งด้วยการสแกน, บันทึกร่องรอยการเคลื่อนย้าย, โอนออก–รับกลับจากคลังภายนอก
- หมดอายุ/ต่ออายุ (Expiry & Renewal) นโยบายคำนวณวันหมดอายุ + แจ้งเตือน T-90/T-60/T-30/T-7/T-1, ปุ่ม “เริ่มต่ออายุ” (ตัวจริง: ขอหยิบ / ดิจิทัล: อัปเวอร์ชันใน ACS), escalation เมื่อไม่ดำเนินการ
- ทำลาย/จำหน่ายออก (Disposition) เงื่อนไขคุณสมบัติทำลาย, Legal Hold กันทำลาย, เวิร์กโฟลว์อนุมัติ + หลักฐานการทำลาย
- ค้นหาแบบรวม & ลิงก์ไฟล์ดิจิทัล ค้นหาตามเมทาดาทา/สถานะ/ช่วงเวลา/บริษัท และเห็นลิงก์ไปไฟล์ใน ACS ตามสิทธิ์เดิม
- รายงาน & ตัวชี้วัด รายงานเอกสารใน Strong Room (ประเภท + เมทาดาทา/วันหมดอายุ/เจ้าของ/ลิงก์ไฟล์), สถิติยืม-คืน, ค้างคืน, การใช้พื้นที่, ย้าย/ทำลาย/ต่ออายุ
- ความปลอดภัย & Audit Audit Trail ครบทุกเหตุการณ์ (ออกป้าย/สแกน/ย้าย/ยืม/คืน/ทำลาย/ดูไฟล์), รองรับ SSO/LDAP/AD, เนื้อหาแจ้งเตือนไม่เปิดเผยข้อมูลอ่อนไหวเกินจำเป็น
- Integration & REST API รองรับการเชื่อมต่อกับทุกระบบ
ตัวอย่างกรณีใช้งาน (Use Cases)
- ห้องกฎหมาย: ต่ออายุหนังสือมอบอำนาจ/สัญญา—แจ้งเตือนล่วงหน้า + เคสต่ออายุ + อัปเดตไฟล์ใน ACS
- อสังหาริมทรัพย์: เก็บโฉนดพร้อมพิกัด—ค้นหาจากแผนที่และ Metadata
- สถาบันการเงิน: คุมเอกสารหลักประกัน—ยืม/คืนตามสิทธิ์ มีร่องรอยผู้รับ–ผู้ส่งครบถ้วน
สนใจขอคำปรึกษาหรือบอกความต้องการของคุณ แล้วทีมเราจะช่วยออกแบบ Custodian & Strong Room with ACS ให้เหมาะกับองค์กรของคุณที่สุดครับ
