ในยุคที่การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจรวดเร็วและปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ การมีเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมงานสามารถ “คอมเมนต์” และ “ปกปิดข้อมูลสำคัญ” ในเอกสาร PDF ได้ทันทีบนเว็บเบราว์เซอร์ จึงช่วยลดขั้นตอน เพิ่มประสิทธิภาพ และเสริมเกราะคุ้มครองข้อมูลให้กับองค์กร
1. PDF Annotation: เติมข้อความ-ไฮไลท์-ปากกา
วัตถุประสงค์
- ช่วยให้ทีมงาน รีวิว-ติชม เอกสารร่วมกันได้แบบเรียลไทม์
- บันทึกความเห็น หรือ ชี้จุดงานแก้ไข เช่น การขีดเส้นใต้ ไฮไลท์ข้อความ หรือเขียนโน้ตข้างหน้า
Business Use Case
- กระบวนการอนุมัติสัญญา: ผู้บริหารสามารถคอมเมนต์หรือขีดทับจุดที่ต้องแก้ไขได้ทันที
- การตรวจสอบคุณภาพงานเขียน: ทีมบรรณาธิการร่วมรีวิวต้นฉบับก่อนส่งสำนักพิมพ์
- Onboarding คู่ค้า/พาร์ตเนอร์: แชร์แบบฟอร์มสัญญาให้พาร์ตเนอร์ใส่โน้ตก่อนเซ็นชื่อ
2. PDF Redaction: ปกปิดข้อมูล-ลบถาวร
วัตถุประสงค์
- ป้องกันการรั่วไหลของ ข้อมูลส่วนบุคคล (PII) หรือ ความลับทางการค้า
- ตัดเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องออกก่อนส่งให้ภายนอก
Business Use Case
- รายงานทางการเงิน: ลบเลขบัญชี หรือข้อมูลทางภาษีของบุคคลก่อนเผยแพร่
- กระบวนการ Bidding/Tender: ปกปิดข้อมูลราคาหรือเงื่อนไขภายในก่อนส่งให้ผู้เข้าแข่งขัน
- Compliance & Audit: เตรียมเอกสารให้สอดคล้องกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA/GDPR)
3. ความแตกต่างหลัก & การประยุกต์ใช้ร่วมกัน
| ฟีเจอร์ | Annotation | Redaction |
| เป้าหมาย | เพิ่มข้อมูล/ความคิดเห็น | ลบ/ปกปิดข้อมูลถาวร |
| ความถาวร | ลบหรือแก้ไขได้ | ไม่สามารถย้อนคืนได้ |
| เหมาะกับงาน | Collaboration & Review | Security & Compliance |
ในหลายเคส องค์กรอาจใช้ Annotation ร่วมกับ Redaction เช่น รีวิวเอกสารแล้วล็อกข้อมูลสำคัญก่อนส่งให้ภายนอก
ทำไมเลือก beFlex ECM?
- ใช้งานครบจบในเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ต้องลงโปรแกรมเพิ่มเติม
- UI/UX เรียบง่าย ดึงเครื่องมือ Annotation และ Redaction ขึ้นมาใช้งานได้ทันที
- ผสานกับ Workflow ปลดล็อกกระบวนการอนุมัติ-จัดเก็บเอกสารให้อัตโนมัติ
- มาตรฐานความปลอดภัยสูงสุด รองรับทั้ง PDPA และมาตรฐานองค์กร
พร้อมเปลี่ยนการจัดการเอกสารให้ฉับไว ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นหรือยัง
เปลี่ยนระบบจัดการเอกสารและกระบวนการธุรกิจของคุณให้ทันสมัยไปกับ B Circle – ผู้เชี่ยวชาญ Alfresco ชั้นนำของไทย
