กรณีศึกษายกระดับการบริหารจัดการนโยบายองค์กรขนาดใหญ่ด้วย Policy Management System

กรณีศึกษาการพัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารนโยบายแบบครบวงจร

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายสายงานและหน่วยธุรกิจย่อย จำเป็นต้องจัดการเอกสารนโยบาย (Policy), ข้อกำหนด (Regulation) และกฎหมายภายใน (Law) ให้มีความชัดเจน เข้าถึงได้ และตรวจสอบได้ตลอดเวลา ซึ่งระบบแบบดั้งเดิมที่อิงกับเอกสารกระดาษหรือวิธี manual อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาด ความล่าช้า และขาดความโปร่งใสในการอนุมัติและติดตามผล

บริษัท B Circle Co., Ltd. ได้พัฒนา Policy Management System สำหรับองค์กรระดับประเทศรายหนึ่ง เพื่อเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารจัดการเอกสารนโยบายให้ทันสมัย มีประสิทธิภาพ และรองรับการทำงานในระดับองค์กรอย่างแท้จริง

วัตถุประสงค์ของโครงการ

ออกแบบและพัฒนาระบบที่สามารถจัดการเอกสารนโยบายครบวงจร ตั้งแต่การจัดทำ อนุมัติ ประกาศใช้งาน การรับทราบโดยผู้ใช้งาน (Acknowledge) และการสอบถามข้อมูลผ่าน Q&A ทั้งหมดรวมอยู่ในระบบเดียว พร้อมควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงและมีรายงานแสดงผลการใช้งาน

ฟีเจอร์หลักของระบบ

  • การสร้างและแก้ไขเอกสารนโยบายและข้อกำหนด พร้อมเทมเพลตมาตรฐาน
  • Workflow อนุมัติหลายขั้นตอนแบบกำหนดเอง (เช่น Requester → Compliance → Approver)
  • ระบบเผยแพร่และยกเลิกใช้งานอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนผ่าน Email
  • Web Portal สำหรับค้นหา อ่าน และ Acknowledge เอกสาร
  • ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามหน่วยงานหรือบทบาทผู้ใช้งาน
  • ระบบถาม-ตอบ (Q&A) พร้อมเก็บประวัติการสนทนา
  • รายงานผลการใช้งาน เช่น รายงาน Acknowledge และ Q&A Report
  • รองรับ 2 ภาษา (ไทย/อังกฤษ) และใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพา (Responsive Design)

ผลลัพธ์ที่องค์กรได้รับ

  • เพิ่มประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนซ้ำซ้อน และลดข้อผิดพลาดจากระบบ manual
  • เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้ ในทุกขั้นตอนของการอนุมัติและการเข้าถึงเอกสาร
  • เพิ่มความเข้าใจและการปฏิบัติตามนโยบาย ของพนักงาน ด้วยระบบที่ใช้งานง่าย และติดตามการรับทราบได้
  • ส่งเสริมการสื่อสารภายในองค์กร ด้วยระบบ Q&A ที่จัดการได้เป็นระบบ
  • สนับสนุนการควบคุมภายใน ด้วยรายงานและข้อมูลประวัติการใช้งานแบบเรียลไทม์

B Circle Co., Ltd. ยังคงเดินหน้าพัฒนาโซลูชันด้าน ECM และ BPM ที่ตอบโจทย์การจัดการเอกสารและกระบวนการในองค์กรขนาดใหญ่ โดยใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย เช่น Workflow Automation, Web Portal, และระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัล เพื่อให้องค์กรสามารถบริหารจัดการความรู้ภายในได้อย่างเป็นระบบ โปร่งใส และตรวจสอบได้

สนใจระบบ Policy Management หรือโซลูชันด้านเอกสารสำหรับองค์กรของคุณ

📧 [email protected]

🌐 www.bcircle.co.th

case studies

See More Case Studies

ติดต่อเรา

ร่วมงานกับเราเพื่อไอทีครบวงจร

เรามีความยินดีที่จะตอบคำถามของท่าน และเราพร้อมจะช่วยนำเสนอให้ท่านพิจารณาว่าบริการใดของเราเหมาะกับความต้องการของท่านที่สุดให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ ECM ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ Workflow ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ให้ทีม B Circle ช่วยออกแบบระบบ EDMS ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณในงบประมาณที่ควบคุมได้

ประโยชน์ที่คุณจะได้รับ:​
ต่อไปจะเกิดอะไรขึ้น?
1

เราจัดกำหนดการโทรตามความสะดวกของคุณ

2

เราจะนัดประชุมและให้คำปรึกษา

3
เราเตรียมใบเสนอราคา
นัดหมายปรึกษาฟรี!