กรณีศึกษาการพัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารนโยบายแบบครบวงจร
องค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายสายงานและหน่วยธุรกิจย่อย จำเป็นต้องจัดการเอกสารนโยบาย (Policy), ข้อกำหนด (Regulation) และกฎหมายภายใน (Law) ให้มีความชัดเจน เข้าถึงได้ และตรวจสอบได้ตลอดเวลา ซึ่งระบบแบบดั้งเดิมที่อิงกับเอกสารกระดาษหรือวิธี manual อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาด ความล่าช้า และขาดความโปร่งใสในการอนุมัติและติดตามผล
บริษัท B Circle Co., Ltd. ได้พัฒนา Policy Management System สำหรับองค์กรระดับประเทศรายหนึ่ง เพื่อเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารจัดการเอกสารนโยบายให้ทันสมัย มีประสิทธิภาพ และรองรับการทำงานในระดับองค์กรอย่างแท้จริง
วัตถุประสงค์ของโครงการ
ออกแบบและพัฒนาระบบที่สามารถจัดการเอกสารนโยบายครบวงจร ตั้งแต่การจัดทำ อนุมัติ ประกาศใช้งาน การรับทราบโดยผู้ใช้งาน (Acknowledge) และการสอบถามข้อมูลผ่าน Q&A ทั้งหมดรวมอยู่ในระบบเดียว พร้อมควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงและมีรายงานแสดงผลการใช้งาน
ฟีเจอร์หลักของระบบ
- การสร้างและแก้ไขเอกสารนโยบายและข้อกำหนด พร้อมเทมเพลตมาตรฐาน
- Workflow อนุมัติหลายขั้นตอนแบบกำหนดเอง (เช่น Requester → Compliance → Approver)
- ระบบเผยแพร่และยกเลิกใช้งานอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนผ่าน Email
- Web Portal สำหรับค้นหา อ่าน และ Acknowledge เอกสาร
- ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามหน่วยงานหรือบทบาทผู้ใช้งาน
- ระบบถาม-ตอบ (Q&A) พร้อมเก็บประวัติการสนทนา
- รายงานผลการใช้งาน เช่น รายงาน Acknowledge และ Q&A Report
- รองรับ 2 ภาษา (ไทย/อังกฤษ) และใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพา (Responsive Design)
ผลลัพธ์ที่องค์กรได้รับ
- เพิ่มประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนซ้ำซ้อน และลดข้อผิดพลาดจากระบบ manual
- เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้ ในทุกขั้นตอนของการอนุมัติและการเข้าถึงเอกสาร
- เพิ่มความเข้าใจและการปฏิบัติตามนโยบาย ของพนักงาน ด้วยระบบที่ใช้งานง่าย และติดตามการรับทราบได้
- ส่งเสริมการสื่อสารภายในองค์กร ด้วยระบบ Q&A ที่จัดการได้เป็นระบบ
- สนับสนุนการควบคุมภายใน ด้วยรายงานและข้อมูลประวัติการใช้งานแบบเรียลไทม์
B Circle Co., Ltd. ยังคงเดินหน้าพัฒนาโซลูชันด้าน ECM และ BPM ที่ตอบโจทย์การจัดการเอกสารและกระบวนการในองค์กรขนาดใหญ่ โดยใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย เช่น Workflow Automation, Web Portal, และระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัล เพื่อให้องค์กรสามารถบริหารจัดการความรู้ภายในได้อย่างเป็นระบบ โปร่งใส และตรวจสอบได้
สนใจระบบ Policy Management หรือโซลูชันด้านเอกสารสำหรับองค์กรของคุณ
🌐 www.bcircle.co.th
