เมื่อปริมาณเอกสารขององค์กรเติบโตจากหลักล้านไปสู่ หลายร้อยล้านไฟล์ ระบบ Enterprise Content Management (ECM) ไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป แต่กลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานสำคัญที่ต้องรองรับทั้ง Scalability, Performance, Security, Integration และการเติบโตในระยะยาว
B Circle ได้ดำเนินโครงการยกระดับแพลตฟอร์ม Enterprise Content Management สำหรับ ธนาคารชั้นนำของประเทศไทย โดยนำ Alfresco Content Services (ACS) มาเป็น Enterprise Content Repository สำหรับจัดเก็บและบริหารเอกสารมากกว่า 500 ล้านไฟล์ พร้อมรองรับการเชื่อมต่อกับระบบงานต่าง ๆ ของธนาคารผ่าน API
ภาพรวมโครงการ
ธนาคารมีระบบงานจำนวนมากที่สร้างและเรียกใช้เอกสารในแต่ละวัน ทั้งเอกสารจากระบบธุรกรรม ระบบงานภายใน และ Business Applications ต่าง ๆ
ระบบ ECM เดิมพัฒนาบน OpenText Documentum และใช้งานมาเป็นระยะเวลานาน เมื่อปริมาณข้อมูลและจำนวนระบบที่ต้องเชื่อมต่อเพิ่มขึ้น ธนาคารจึงต้องการปรับเปลี่ยนแพลตฟอร์มเพื่อรองรับการเติบโตในอนาคต ลดข้อจำกัดด้านการขยายระบบ และเปิดโอกาสให้ระบบงานใหม่สามารถเชื่อมต่อกับ Content Repository ได้ง่ายขึ้น
เป้าหมายสำคัญคือการสร้าง Enterprise Content Platform ที่สามารถเป็นศูนย์กลางในการจัดเก็บเอกสารขององค์กร และรองรับเอกสารในระดับมากกว่า 500 ล้านไฟล์
ความท้าทาย
1. ปริมาณเอกสารระดับ Enterprise Scale
ระบบต้องรองรับเอกสารมากกว่า 500 ล้านไฟล์ และยังต้องสามารถขยายตัวต่อไปได้ตามปริมาณธุรกรรมและบริการดิจิทัลของธนาคาร
การออกแบบจึงต้องพิจารณามากกว่าความจุของ Storage แต่ครอบคลุมถึง Repository Architecture, Database, Search, Metadata Model, Content Storage และการกระจาย Workload ของระบบ
2. การเชื่อมต่อกับระบบงานจำนวนมาก
ECM เป็นระบบโครงสร้างพื้นฐานที่ Business Applications หลายระบบต้องเรียกใช้งาน การเชื่อมต่อจึงต้องเป็นมาตรฐานและลดการผูกติดกับเทคโนโลยีเฉพาะของผู้ผลิต
ธนาคารต้องการแนวทาง API-First Architecture เพื่อให้ระบบงานสามารถจัดเก็บ ค้นหา เรียกใช้ และบริหารเอกสารผ่าน API ได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้าถึง Repository โดยตรง
3. ต้นทุนและความซับซ้อนของระบบเดิม
ระบบเดิมมีต้นทุนทั้งด้าน License, Maintenance, Infrastructure และการ Upgrade ขณะที่การขยายระบบเพื่อรองรับปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นมีความซับซ้อนและต้องใช้ทรัพยากรสูง
ธนาคารจึงต้องการแพลตฟอร์มที่สามารถวางแผน Total Cost of Ownership (TCO) ในระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. Security และ Governance
เอกสารของธนาคารมีระดับความสำคัญและข้อกำหนดในการเข้าถึงแตกต่างกัน ระบบใหม่จึงต้องสามารถควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง รองรับ Metadata และนโยบายการจัดการ Content ขององค์กร รวมถึงสามารถตรวจสอบกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับเอกสารได้
Solution: Alfresco Content Services
B Circle นำ Alfresco Content Services (ACS) มาใช้เป็นแพลตฟอร์ม Enterprise Content Management และ Enterprise Content Repository ใหม่ของธนาคาร
สถาปัตยกรรมถูกออกแบบโดยให้ Alfresco ทำหน้าที่เป็น Central Content Repository ขณะที่ Business Applications ติดต่อกับระบบผ่าน API
แนวทางนี้ช่วยแยก Business Application ออกจาก Content Repository และทำให้ธนาคารสามารถพัฒนาหรือเปลี่ยนแปลงระบบงานด้านหน้าได้โดยไม่กระทบกับโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารหลัก
Enterprise-Scale Content Repository
Alfresco Content Services ถูกนำมาใช้สำหรับบริหารเอกสารมากกว่า 500 ล้านไฟล์ พร้อม Metadata และโครงสร้างข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการค้นหาและเรียกใช้เอกสารจากระบบงานต่าง ๆ
สถาปัตยกรรมสามารถออกแบบให้ขยายแต่ละองค์ประกอบของระบบตาม Workload และปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้น แทนการพึ่งพาการเพิ่มขนาดของระบบแบบ Vertical Scaling เพียงอย่างเดียว
API-First Integration
Business Applications เชื่อมต่อกับ Alfresco ผ่านมาตรฐาน API ทำให้สามารถดำเนินการกับเอกสาร เช่น
- Create และ Upload Content
- Retrieve และ Download Content
- Search ด้วย Metadata
- Update Metadata
- Manage Document Lifecycle
- Delete หรือ Purge ตามนโยบายที่กำหนด
- เชื่อมต่อกับระบบงานและบริการดิจิทัลของธนาคาร
แนวทาง API-First ช่วยลดการผูกติดระหว่าง Business Application กับ ECM Platform และทำให้การพัฒนาระบบใหม่ในอนาคตทำได้ง่ายขึ้น
Metadata-Driven Content Management
เอกสารสามารถถูกจัดเก็บและค้นหาจาก Business Metadata แทนการพึ่งพาโครงสร้าง Folder เพียงอย่างเดียว
ระบบงานสามารถใช้ข้อมูล เช่น Customer Reference, Account Reference, Document Type, Transaction Reference หรือ Business Date ในการจัดหมวดหมู่และค้นหาเอกสารตาม Business Context
แนวทางนี้มีความสำคัญอย่างมากเมื่อ Repository มีเอกสารในระดับหลายร้อยล้านไฟล์
Security by Design
ระบบถูกออกแบบภายใต้ข้อกำหนดด้าน Security ของสถาบันการเงิน โดยครอบคลุมการควบคุมสิทธิ์ การเข้าถึง Content และ Metadata รวมถึง Auditability เพื่อให้สามารถตรวจสอบการใช้งานเอกสารย้อนหลังได้
Flexible Deployment Architecture
Alfresco Content Services รองรับการติดตั้งทั้งบน On-Premises, Private Cloud และ Cloud Infrastructure ทำให้สามารถออกแบบ Deployment Architecture ให้เหมาะสมกับมาตรฐาน Infrastructure และ Security ของธนาคาร
สถาปัตยกรรมสามารถขยายระบบตามการเติบโตของ Content Volume และ Transaction Volume ได้โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน Business Integration Layer ของระบบงานที่เชื่อมต่ออยู่
ผลลัพธ์ทางธุรกิจ
การเปลี่ยนมาใช้ Alfresco Content Services ช่วยให้ธนาคารมี Enterprise Content Platform ที่พร้อมรองรับการเติบโตในระยะยาว
รองรับเอกสารมากกว่า 500 ล้านไฟล์
ระบบสามารถทำหน้าที่เป็น Enterprise Content Repository สำหรับข้อมูลปริมาณมหาศาล และรองรับการเติบโตของเอกสารในอนาคต
ลดข้อจำกัดจาก Legacy ECM Platform
สถาปัตยกรรมแบบเปิดช่วยลดการพึ่งพาเทคโนโลยีเฉพาะ และเพิ่มทางเลือกในการพัฒนาและขยายระบบในอนาคต
เชื่อมต่อ Business Applications ผ่าน API
ระบบงานของธนาคารสามารถจัดเก็บและเรียกใช้เอกสารผ่าน API ทำให้การ Integration เป็นมาตรฐานและง่ายต่อการบริหารจัดการ
เพิ่มความยืดหยุ่นในการขยายระบบ
องค์ประกอบของ Platform สามารถออกแบบและ Scale ให้เหมาะสมกับปริมาณ Content และ Workload ที่เพิ่มขึ้น
ลด Total Cost of Ownership ในระยะยาว
ช่วยลดภาระด้าน License, Maintenance และความซับซ้อนในการ Upgrade และขยายระบบเมื่อเทียบกับแนวทางของ Legacy ECM Platform
จาก Document Repository สู่ Enterprise Content Platform
ความสำเร็จของโครงการนี้ไม่ได้อยู่เพียงการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ ECM จากระบบหนึ่งไปสู่อีกระบบหนึ่ง
แต่เป็นการเปลี่ยนแนวคิดจาก Traditional Document Repository ไปสู่ Enterprise Content Platform ที่เปิดให้ระบบต่าง ๆ ของธนาคารสามารถใช้ Content Service ร่วมกันผ่าน API
ด้วยสถาปัตยกรรมที่รองรับเอกสารมากกว่า 500 ล้านไฟล์ ธนาคารจึงมี Content Infrastructure ที่สามารถรองรับทั้งระบบงานปัจจุบันและ Digital Services ใหม่ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
B Circle — Enterprise Content Management at Scale
B Circle มีประสบการณ์ด้านการออกแบบ พัฒนา และติดตั้งระบบ Enterprise Content Management, Document Management และ Content Integration สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โดยเฉพาะระบบที่ต้องรองรับเอกสารจำนวนมาก การเชื่อมต่อผ่าน API และข้อกำหนดด้าน Security และ Governance ระดับ Enterprise
เรานำ Alfresco Content Services มาประยุกต์ใช้ร่วมกับ Architecture และ Integration ที่เหมาะสมกับบริบทของแต่ละองค์กร เพื่อให้ ECM ไม่ได้เป็นเพียงระบบจัดเก็บเอกสาร แต่เป็น Content Infrastructure สำหรับ Business Applications ทั้งองค์กร
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน Enterprise Content Management
หากองค์กรของคุณกำลังวางแผน Modernize ระบบ ECM/DMS เดิม, รองรับเอกสารระดับหลายร้อยล้านไฟล์ หรือกำลังมองหา Enterprise Content Platform ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบงานต่าง ๆ ผ่าน API ได้อย่างยืดหยุ่น
ทีมผู้เชี่ยวชาญของ B Circle พร้อมให้คำปรึกษา ตั้งแต่การประเมินระบบและสถาปัตยกรรมเดิม การออกแบบ Solution Architecture การวางแผน Migration ไปจนถึงการออกแบบระบบสำหรับรองรับ Large-Scale Enterprise Content Management
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ B Circle เพื่อประเมินแนวทาง ECM ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ Contact Us
