ความสำคัญของ Data Marking Add-on ในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล

ในปัจจุบัน องค์กรจำนวนมากจัดเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในระบบจัดการเอกสาร เช่น เลขที่บัตรประชาชน เลขที่บัญชี เบอร์โทรศัพท์ อีเมล เลขกรมธรรม์ หรือรหัสลูกค้า ข้อมูลเหล่านี้มีความจำเป็นต่อการทำงาน แต่หากแสดงผลต่อผู้ใช้งานโดยไม่มีการปกป้องที่เหมาะสม อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหล และอาจกระทบต่อการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA

Data Marking Add-on เป็นเครื่องมือที่ช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญ โดยระบบสามารถกำหนดได้ว่า Metadata ใดต้องถูก Marking และต้องแสดงผลหลัง Marking ในรูปแบบใด เช่น

ข้อมูลจริง: 1234567890123
ข้อมูลที่แสดงผลบน UI: xxx-xx-9012

แนวทางนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานยังสามารถทำงานได้ตามปกติ เช่น ตรวจสอบข้อมูลบางส่วนเพื่อยืนยันรายการ แต่ไม่สามารถมองเห็นข้อมูลจริงทั้งหมด จึงช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลเกินความจำเป็น

จุดสำคัญคือ ข้อมูลที่แสดงผลบนหน้าจอ UI และข้อมูลที่ถูกเรียกใช้งานผ่าน API จะเป็นข้อมูลที่ผ่านการ Marking แล้ว ไม่ใช่ข้อมูลจริงโดยตรง ทำให้สามารถควบคุมการเปิดเผยข้อมูลได้ทั้งในระดับผู้ใช้งานและระดับการเชื่อมต่อกับระบบอื่น

สำหรับผู้บริหาร Data Marking Add-on ช่วยเพิ่มความมั่นใจในการบริหารจัดการข้อมูลขององค์กรใน 4 ด้านสำคัญ ได้แก่

1. ลดความเสี่ยงข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล
   ลดโอกาสที่ผู้ใช้งานหรือระบบภายนอกจะเห็นข้อมูลจริงโดยไม่จำเป็น
2. สนับสนุนการปฏิบัติตาม PDPA
   ช่วยให้องค์กรเปิดเผยข้อมูลเท่าที่จำเป็น และควบคุมการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลได้เหมาะสมยิ่งขึ้น
3. เพิ่มความปลอดภัยในการใช้งานระบบ
   ข้อมูลที่ปรากฏบน UI และ API ถูกปกป้องตั้งแต่ชั้นการแสดงผล ลดความเสี่ยงจากการนำข้อมูลไปใช้งานต่อโดยไม่ได้รับอนุญาต
4. ปรับเปลี่ยนนโยบายได้ยืดหยุ่น
   องค์กรสามารถกำหนดรูปแบบการ Marking ผ่าน Configuration ได้ เช่น แสดงเฉพาะ 4 ตัวท้าย ซ่อนบางส่วน หรือซ่อนทั้งหมด โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขโปรแกรมทุกครั้ง

ดังนั้น Data Marking Add-on จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบจัดการเอกสารสำหรับองค์กร โดยช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้ข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง ขณะเดียวกันก็ลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และสนับสนุนการกำกับดูแลข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นไปตามแนวทางของ PDPA

สนใจระบบจัดการเอกสารสำหรับองค์กร beflex Enterprise ECM ที่มาพร้อมระบบ Data Marking เพื่อช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญและสนับสนุนการปฏิบัติตาม PDPA
กรุณาติดต่อ บริษัท บี เซอร์เคิล จำกัด (B Circle Co., Ltd.)