ความท้าทาย: การจัดการเอกสารบัญชีที่ซับซ้อนและต้องแม่นยำสูง
ในโลกธุรกิจยุคใหม่ โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่ดำเนินธุรกิจด้าน การค้าส่งและการลงทุนในอุตสาหกรรมเคมี ความสามารถในการจัดการเอกสารบัญชีอย่างถูกต้องและตรวจสอบได้เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็น ใบสั่งซื้อ (Purchase Order), ใบกำกับภาษี (Tax Invoice), ใบส่งของ (Delivery Note) ไปจนถึงเอกสารการชำระเงิน ทั้งหมดต้องผ่านการตรวจสอบ อนุมัติ และจัดเก็บอย่างปลอดภัยและรวดเร็ว
อย่างไรก็ตาม ระบบงานบัญชีแบบดั้งเดิมที่ยังพึ่งพากระดาษและการเดินเอกสาร นำไปสู่ปัญหา เช่น:
- การอนุมัติล่าช้า
- งานซ้ำซ้อนในหลายขั้นตอน
- ความผิดพลาดจากการจัดการโดยมนุษย์
- เอกสารสูญหายหรือค้นหาได้ยาก
- ขาดความพร้อมในการตรวจสอบย้อนหลัง ซึ่งมีความสำคัญมากในระบบบัญชีที่ต้องสอดคล้องกับ มาตรฐานการตรวจสอบภายในและภายนอก (Audit & Compliance)
โซลูชัน: ระบบ Digital Workflow ที่ครบวงจรสำหรับบัญชีองค์กร
เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว บริษัท B Circle Co., Ltd. ได้พัฒนาโซลูชันระบบบัญชีไร้กระดาษ (Paperless Accounting Workflow) โดยใช้ เทคโนโลยี Joget DX ควบคู่กับระบบ ERP อย่าง SAP, ซอฟต์แวร์แปลงเอกสาร PlanetPress Connect และระบบจัดเก็บเอกสารอัจฉริยะ beFlex Document Management System
กระบวนการทำงานแบบบูรณาการ: Workflow
1. เริ่มต้นจาก SAP
พนักงานบัญชีสร้างเอกสารผ่านระบบ SAP ตามกระบวนการเดิม และสั่งพิมพ์เข้าสู่ Printer Queue
2. ประมวลผลด้วย PlanetPress
ระบบ PlanetPress แปลงเอกสารเป็น PDF และ Text File พร้อมจัดรูปแบบ (Format) และแยกประเภทเอกสาร (เช่น PO, Tax Invoice)
3. เริ่ม Workflow อัตโนมัติผ่าน Joget
ระบบ Joget DX จะอ่านข้อมูลจาก Text File แล้วเริ่มต้นกระบวนการอนุมัติโดยอัตโนมัติ
- ส่งแจ้งเตือนผู้อนุมัติผ่าน Email และ Dashboard
- ผู้บริหารสามารถอนุมัติเอกสารออนไลน์ พร้อม ลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature)
- Metadata เช่น หมายเลขเอกสาร, ผู้อนุมัติ, วันที่ จะถูกแนบกับเอกสารโดยอัตโนมัติ
4. จัดเก็บเอกสารด้วย beFlex DMS
หลังจากอนุมัติแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บโดยระบบ Document Management:
- มีการจัดหมวดหมู่ตามประเภทเอกสาร
- กำหนดสิทธิ์เข้าถึงผ่าน Active Directory
- ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ง่าย
- รองรับ Audit Trail และ Internal Control
ผลลัพธ์ที่จับต้องได้จริง
✅ ลดต้นทุนการดำเนินงาน ด้วยการลดการใช้กระดาษและแรงงานแบบ manual
✅ ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) ทุกขั้นตอนดำเนินการโดยระบบอัตโนมัติ
✅ อนุมัติเอกสารได้เร็วขึ้นหลายเท่า ไม่ต้องรอส่งเอกสารกระดาษ
✅ เพิ่มความปลอดภัยและโปร่งใส ด้วยลายเซ็นดิจิทัลและการจัดเก็บแบบมีระบบ
✅ รองรับการตรวจสอบ (Audit & Compliance) ทั้งภายในและภายนอก
✅ สนับสนุนวัฒนธรรม Paperless Office อย่างเต็มรูปแบบ
ทำไมต้องเลือก B Circle Co., Ltd.?
เราเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Business Process Management (BPM) และ Enterprise Content Management (ECM) ที่มีประสบการณ์ในการออกแบบและพัฒนาโซลูชันให้กับองค์กรขนาดใหญ่ทั่วประเทศ ด้วยเทคโนโลยีที่ยืดหยุ่นและรองรับการปรับแต่งได้ตามความต้องการ
📌 หากคุณสนใจเปลี่ยนแปลงการบริหารเอกสารบัญชีสู่ ระบบ Paperless ที่ทันสมัย และพร้อมใช้งานจริง
ติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่
🔗 แนะนำ Internal Links (เพิ่มในเว็บไซต์)
- โซลูชัน Document Management ของเรา
- บริการ Workflow Automation สำหรับองค์กร
- กรณีศึกษาลูกค้ารายอื่นของเรา
