Customer

ลูกค้าเป็นผู้ให้บริการประกันวินาศภัยมีจำนวนพนักงาน 2,000 คน มีสาขาให้บริการทั่วประเทศ บริการประกันครอบคลุมหลากหลายด้าน ทั้งการคุ้มครองอัคคีภัย ความเสี่ยงภัยทางทะเลและสินค้า การประกันภัยรถยนต์ และบริการด้านประกันภัยอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยประวัติศาสตร์ยาวนานกว่าเจ็ดทศวรรษ ลูกค้ารายนี้ได้สร้างชื่อเสียงให้ตนเองในฐานะผู้นำด้านการส่งมอบความอุ่นใจและความมั่นใจให้แก่ลูกค้า ในยุคดิจิทัล ลูกค้ายังคงยกระดับประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่องผ่านเทคโนโลยี และสร้างจุดยืนในฐานะผู้ให้บริการประกันวินาศภัยที่มีประสิทธิภาพและเป็นผู้นำตลาด

Challenge

การขอการอนุมัติภายในองค์กรผ่านบันทึกความจำ (memo) ด้วยแบบฟอร์มกระดาษมากกว่า 50 ฟอร์ม พนักงานจำเป็นต้องกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มเหล่านั้น และส่งไปเพื่อขออนุมัติตามสายการบังคับบัญชาและอำนาจของบริษัท องค์กร มีจำนวนหลายพันฉบับในแต่ละเดือน การมีสาขาทั่วประเทศทำให้กระบวนการขออนุมัติบันทึกความจำต้องผ่านมากกว่า 10 ขั้นตอน ตามลำดับสายการบังคับบัญชาก่อนถึงผู้บริหารสูงสุดหรือซีอีโอเพื่อขอการอนุมัติ กระบวนการนี้ใช้เวลานานหลายสัปดาห์ และการติดตามความคืบหน้าก็เป็นเรื่องท้าทาย นอกจากนี้ยังมีปัญหาเกี่ยวกับการสูญหายของบันทึกความจำในระหว่างกระบวนการ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในกระบวนการตัดสินใจและการบริการที่ขาดความรวดเร็ว

Solution

Digital Memo ได้ปรับปรุงระบบการจัดการบันทึกข้อความภายในด้วยการทำให้เป็นระบบดิจิทัลอย่างครอบคลุม การเปลี่ยนแปลงนี้เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแบบฟอร์มกระดาษที่มีอยู่ทั้งหมดมากว่า 50 ฟอร์ม ให้เป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (E-Forms) และสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่สอดคล้องกับโครงสร้างขององค์กร

ระบบได้ผนวกรวมอำนาจการอนุมัติเข้ากับกฎทางธุรกิจ (Business Rules) ข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กรเชื่อมโยงถึงกัน ทำให้มั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในบุคลากรฝ่ายบริหารหรือการย้ายแผนก จะถูกสะท้อนในกระบวนการเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตัวเองอีกต่อไป

เมื่อกระบวนการบันทึกข้อความเสร็จสิ้น ระบบจะดึงข้อมูลจาก E-Form และประวัติการอนุมัติเพื่อสร้างบันทึกข้อความในรูปแบบ PDF พร้อมลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และรวมเอกสาร PDF ของบันทึกข้อความเข้ากับเอกสารประกอบต่างๆ เพื่อสร้างเป็นไฟล์เดียว

จากนั้น ระบบจะจัดเก็บไฟล์ PDF ที่รวบรวมแล้วในระบบการจัดการเอกสาร (Document Management) ทำให้สะดวกต่อการค้นหาและเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการใช้งาน

Digital Memo ยังได้รวมการทำงานเข้ากับ Line OA ทำให้สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้ผ่าน Line ได้ นอกเหนือจากการส่งอีเมล

Results

• ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบันทึกช่วยจำลดลงถึง 80%
• ระยะเวลาในการการอนุมัติเร็วขึ้นถึง 10 เท่า
• คำขอเร่งด่วนสามารถได้รับการอนุมัติภายใน 1 วัน
• ลดภาระงานด้านการบริหารจัดการและการติดตามบันทึกความจำอย่างมีนัยสำคัญ